автоматизированные системы управления для органов власти и бюджетных учреждений
автоматизированные системы управления для органов власти и бюджетных учреждений
В конце 2022 года в Театральном институте имени Бориса Щукина (далее — учреждение) на всех уровнях руководства пришли к пониманию, что текущая схема документооборота с использованием бумажных носителей на сегодняшний день является архаичной и не соответствует современным требованиям и тенденциям процессов учета и управления в организации. Существенным фактором для принятия решения об изменении текущей схемы документооборота стали Методические указания № 61н, в соответствии с которыми бюджетные учреждения в своей операционной деятельности должны использовать электронный документооборот таких документов.
Для быстрого поиска решения задач был рассмотрен вариант создания системы электронного документооборота на базе уже имеющейся учетной системы «Парус-Бюджет 8», однако после проведенного анализа функциональных возможностей он был отклонен, так как решал узкие задачи электронного документооборота только для отдела бухгалтерского учета, и то не в полном объеме. Ключевыми функциональными требованиями по переходу на электронный документооборот в учреждении были универсальность, комплексность и адаптируемость к различного рода процессам и документам, применяемым в рамках операционной деятельности организации, в том числе по решению задач классического делопроизводства, управления проектами, управления договорами и пр.
В итоге выбора вариантов представленных на рынке программных продуктов по системам электронного документооборота было принято решение о создании и внедрении в учреждении системы электронного документооборота на базе программного продукта Directum RX с обязательной технической реализацией сервисов интеграции с учетной системой «Парус-Бюджет 8» и информационными системами операторов юридически значимого электронного документооборота для обмена финансовыми и договорными документами с контрагентами.
В 2023 году был инициирован и совместно с ООО «Парусник-Белгород» успешно реализован первый этап проекта по автоматизации документооборота внутренних документов, финансовых, договорных и проектных документов, в рамках которого были выполнены следующие виды работ:
▶ проведено предпроектное обследование объекта автоматизации;Одной из главных задач, реализованных в проекте, стала автоматизация процесса работы с электронными документами бюджетного (бухгалтерского) учета в соответствии с Методическими указаниями № 61н.
После создания электронного документа в ЕИС АХД он поступает на обработку в систему электронного документооборота, где в автоматическом режиме происходит отправка на согласование по регламентным маршрутам согласования и подписания этого документа в зависимости от его вида. Подписание сотрудниками электронных документов в системе электронного документооборота может осуществляться с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи или простой электронной подписи (в зависимости от принятой в учреждении учетной политики и локальных нормативных правовых актов). После прохождения всех этапов согласования документа в ЕИС АХД возвращается статус жизненного цикла электронного документа, а также ссылка на него в системе электронного документооборота.
В качестве подведения итогов реализации первого этапа проекта можно зафиксировать решение следующих задач:
▶ организация унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов;В 2024 году в учреждении дан старт второму этапу проекта по автоматизации кадрового документооборота, который позволит осуществлять юридически значимый документооборот между работниками и работодателем в электронном виде с учетом требований действующего законодательства в области трудовых отношений.